La coordinación de actividades empresariales (conocida también por las siglas CAE) consiste en la aplicación de los principios de la acción preventiva de la Ley 31/1995 de prevención de riesgos laborales, en su artículo 24.

El hecho de que concurran dos o más empresas desarrollando sus actividades es una realidad cada vez más habitual en los centros de trabajo y conlleva implícito una buena gestión preventiva y el desarrollo de una coordinación de actividades empresariales eficaz. Cuando hablamos de empresas incluimos contratistas, subcontratistas y autónomos que desempeñan tareas de mantenimiento, limpieza, reparto, etc. en una empresa titular.

Por ello, una parte fundamental dentro de la gestión CAE es establecer los medios de control de la prevención de riesgos laborales, así como la cooperación y coordinación empresarial entre éstas para cumplir la normativa vigente aplicable y que dicha afluencia no repercuta en la seguridad y salud de cualquier trabajador.

Para diseñar un procedimiento de coordinación de actividades empresariales eficaz y eficiente, es necesario:

1. Identificar, evaluar y controlar todos aquellos riesgos que presenta el centro de trabajo y sus actividades, así como los que se añaden por las actividades que desarrollan las empresas contratistas, subcontratistas y autónomos y los riesgos derivados de la concurrencia.
2. Entender la gestión y coordinación CAE como un proceso integrado dentro de la actividad preventiva de la empresa.

Especial relevancia tendrá para la coordinación de actividades empresariales, el hecho de que los riesgos propios de la actividad de cada una de las empresas se incrementen o modifiquen, debido a las interferencias con otros trabajadores, por las condiciones del centro de trabajo o por los nuevos riesgos generados durante la concurrencia. Podemos encontrarnos con el caso de que dos trabajos no puedan darse de forma simultánea y, en este caso, las actividades preventivas y de coordinación de actividades empresariales serán fundamentales.

La coordinación de actividades empresariales o CAE se da cuando dos o más empresas llevan a cabo actividades en concurrencia. Según el RD 171/2004 y la NTP 918, existen tres tipos de supuestos de coordinación de actividades empresariales, que describimos a continuación:

Supuesto 1: La concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo donde sólo compartes espacio físico (ejemplo centro de negocios).

Se entiende por centro de trabajo cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo (fábrica, almacén, monte, etc.).

Supuesto 2: La concurrencia de trabajadores de varias empresas en un centro de trabajo del que un empresario es titular y éste contrata una actividad distinta a la del centro de trabajo (ejemplo: fábrica que coexiste con una empresa de mantenimiento o limpieza).

En la coordinación de actividades empresariales, se entiende como empresario titular la persona que tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo.

Supuesto 3: La concurrencia de trabajadores de varias empresas en un centro de trabajo cuando existe un empresario principal y éste contrata servicios o trabajos que forman parte de su propia actividad (ejemplo: una ingeniería que contrata actividades tales como el montaje, la limpieza, etc.).

Dentro de la coordinación empresarial CAE, el empresario principal es aquel que contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquél y que se desarrollan en su propio centro de trabajo.

En la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en su artículo 24 menciona la Coordinación de Actividades Empresariales y es complementada con el apartado 6 del art. 3 de la Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de reforma del marco normativo de la prevención de riesgos laborales.

Es en este apartado donde se indica que las obligaciones previstas en el artículo 3 serán desarrolladas reglamentariamente, lo que nos lleva al Real Decreto 171/2004, de 30 enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.

En este RD se desarrolla y establecen una serie de actuaciones y obligaciones a cumplir por las empresas concurrentes en todo lo relativo a la gestión CAE y la coordinación de actividades empresariales.

Cabe citar que, en las obras de construcción, se aplicará adicionalmente el Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.

Por último, tenemos el RD Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (conocida también como la LISOS) y en la que se tipifican las sanciones aplicables al incumplimiento en materia de coordinación actividades empresariales. Véase, a modo de ejemplo, el artículo 13.7 y el artículo 13.8.

Cualquier empresa involucrada en el proceso de la contratación y la subcontratación de servicios y/o actividades, tendrá diferentes obligaciones en materia de coordinación de actividades empresariales.

Definamos con un poco más de detalle aquellas empresas o persona jurídica que puede entrar en concurrencia en un centro de trabajo:

1. Persona física o jurídica, que contrata un determinado servicio reflejándose en un contrato, siendo este contrato un acuerdo voluntario entre dos partes, el cual queda reflejado por escrito y determina una relación específica entre las partes intervinientes.
2. Contratista. Persona física o jurídica que asume contractualmente ante el contratante, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar el servicio contratado, tal y como se haya estipulado en el contrato.

En la práctica son aquellas empresas que realizan labores para otra organización en particular.

3. Persona física o jurídica que desarrolla determinadas labores para un contratista. Esta relación comercial suele estar definida en un contrato.
4. Trabajador autónomo.Persona física que realiza de forma habitual, personal, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de dirección y organización de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo, dé o no ocupación a trabajadores por cuenta ajena. Esta actividad autónoma o por cuenta propia podrá realizarse a tiempo completo o a tiempo parcial.

En la gestión y coordinación CAE aparece una figura fundamental denominada Coordinador de actividades empresariales como uno de los posibles medios de coordinación (art.11.g del RD 171/2004) cuya función viene recogida en el artículo 14 del RD 171/2004 y es designado por el empresario titular del centro de trabajo.

Esta designación será considerada como medio de coordinación preferente cuando concurran dos o más de las siguientes condiciones:

1. Cuando en el centro de trabajo se realicen, por una de las empresas en concurrencia, actividades o procesos reglamentariamente considerados como peligrosos o con riesgos especiales, que puedan afectar a la seguridad y salud de los trabajadores de las demás empresas presentes.
2. Cuando exista una especial dificultad para controlar las interacciones de las diferentes actividades desarrolladas en el centro de trabajo que puedan generar riesgos laborales calificados como graves o muy graves.
3. Cuando exista una especial dificultad para evitar que se desarrollen en el centro de trabajo, sucesiva o simultáneamente, actividades incompatibles entre sí desde la perspectiva de la seguridad y la salud de los trabajadores.

Cuando exista una especial complejidad para la coordinación de las actividades preventivas como consecuencia del número de empresas y trabajadores concurrentes, del tipo de actividades desarrolladas y de las características del centro de trabajo.

Una buena coordinación empresarial en prevención de riesgos laborales implica dedicar tiempo y recursos tanto a la parte más de intercambio de información y documentación como a la parte de control y vigilancia que suele desempeñarse en el lugar donde se desarrollan los trabajos.

De ahí, que el uso de una plataforma CAE nos pueda ayudar en esa optimización del procedimiento de coordinación de actividades empresariales.

¿Por qué disponer de una plataforma CAE? ¿Qué beneficios puede aportarme una plataforma de coordinación de actividades empresariales?

Entre las ventajas más destacadas de una aplicación CAE, encontramos:

1. Asegurar que clientes, contratistas y subcontratistas acceden a los centros de trabajo.
2. Facilitar y agilizar la gestión CAE de los documentos.
3. Acceso en tiempo real, multidispositivo y multiusurario a la información y documentación intercambiada.
4. Reducir la carga de tareas administrativas al personal involucrado con la coordinación actividades empresariales.
5. Mejorar la productividad y optimizar procesos.
6. Disminuir los costes de Recursos Humanos.
7. Cumplimiento del RGPD y la Ley 31/1195, aportando Seguridad jurídica.

 Es por ello que, invertir el tiempo de control y vigilancia en campo es posible si se cuenta una plataforma CAE que lo permita. Dejar de gastar tiempo innecesario en la revisión manual de documentos no asegurando, en todo momento, que se cumple con la legislación vigente aplicable puede dejar de ser requerido gracias a una plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales puntera en el mercado.